NexoPOS Lite

1. Requisitos e instalación

NexoPOS Lite funciona en Windows 10 u 11. No necesita internet ni instalar nada más (trae todo lo que requiere). Se entrega de dos formas:

• Instalador (NexoPOS-Lite-Setup.exe): recomendado. Crea accesos directos en el Escritorio y el menú Inicio. No pide contraseña de administrador.
• Portátil (NexoPOS Lite.exe dentro de un ZIP): para usar desde una carpeta o USB, sin instalar.

2. Activación y período de prueba

La licencia es por equipo (1 PC). Al abrir por primera vez verá la pantalla de activación:

• Probar la app: pulse "Iniciar prueba (2 minutos)" para explorarla.
• Activar de forma definitiva:
  1. Copie el "Serial del equipo" que aparece en pantalla.
  2. Envíelo por el chat de la compra.
  3. Reciba su clave de activación.
  4. Péguela en el campo y pulse "Activar".

3. Ingreso, usuarios y roles

El acceso inicial es:

Hay dos roles:

• Administrador: acceso completo (configuración, usuarios, reportes, anulaciones).
• Cajero: pensado para vender y manejar caja. Puede consultar el inventario, pero no modificarlo salvo que un administrador le conceda el permiso "Modificar inventario".

Puede crear más usuarios (uno por empleado) en Configuración → Usuarios, cada uno con su PIN de 4 a 8 dígitos.

4. Configuración inicial y ajustes

Configuración inicial (asistente de primer uso)

La primera vez que abre la app, aparece un breve asistente que le pide los datos básicos: nombre del negocio, teléfono, NIT/identificación, dirección, IVA por defecto, tipo de negocio y ancho del tiquete. Complételo y pulse "Comenzar" (podrá cambiar todo después). Si prefiere, pulse "Omitir".

Ajustes (módulo Configuración)

Desde el menú entra a Configuración (F8) cuando quiera. Está organizado en pestañas:

Pestaña "Negocio": nombre, teléfono, NIT/identificación, dirección y pie del ticket (ej. "¡Gracias por su compra!") — se imprimen en cada nota. Además el % de IVA por defecto y la casilla "Los precios ya incluyen IVA".

Pestaña "Inventario":

• Tipo de negocio: General, Perecederos, Ropa/Calzado, Ferretería, Tecnología o Farmacia/Droguería. Al elegirlo se activan los campos típicos de ese rubro.
• Mostrar estos campos: marque cuáles aparecen en el formulario de productos — Categoría, Proveedor, Ubicación/estante, Marca, Serial/IMEI, Fecha de vencimiento, Talla, Color, Requiere fórmula médica, Registro INVIMA y Venta por kilo/peso.
• Color de la app: ocho colores para personalizar el login, los botones principales y los gráficos. Los botones de salir/cancelar/procesar mantienen su color. Se aplica al reiniciar la app.

Pestaña "Impresora": formato del ticket, impresora, modo térmico y cajón — ver la sección 14.

Pestaña "Usuarios": cree y edite empleados — usuario, nombre visible, PIN (4–8 dígitos), rol (Administrador o Cajero) y si está activo (un usuario inactivo no puede ingresar).

Pestaña "Atajos": reasigne las teclas de los atajos. Haga clic en una tecla y presione la nueva; Esc, Enter y las teclas del cobro (F1–F4) son fijas. Puede restablecer los valores por defecto.

Pestaña "Licencia": vea el estado (activada o en prueba), el serial de este equipo y active pegando su clave. También puede activar desde aquí, no solo al arrancar.

Pestaña "Datos": copias de seguridad y restauración — ver la sección 15.

5. El menú y los atajos de teclado

Desde el menú principal accede a todos los módulos. Puede usar el mouse o el teclado.

Truco: mantenga presionada la tecla Alt para ver la tecla de cada botón. Pulse Esc para volver al menú.

Atajos del menú principal

Atajos dentro de una venta

6. Inventario (productos)

En Inventario (F3) administra sus productos.

Crear o editar un producto

1. Pulse Nuevo (o seleccione uno y edite).
2. Complete código (o el código de barras), descripción, costo, precio y existencia.
3. Opcionalmente: stock mínimo (para la alerta de stock bajo), categoría, proveedor, marca, ubicación, foto.
4. Según el tipo de negocio verá campos extra: vencimiento, talla/color, requiere fórmula, registro sanitario, etc.
5. Guarde.

Navegar la tabla con el teclado

Puede recorrer la lista de productos sin el mouse. Al enfocar la tabla (haga clic en un producto o baje con la flecha), aparece abajo la barra "Navegando productos" con estos atajos:

Venta por peso (a granel)

Si el producto se vende por kilo (frutas, granos, concentrado, clavos), active la opción "Vende por kilo/peso". Así podrá venderlo con cantidades decimales (ej. 1,5 kg).

Alertas útiles

• Stock bajo: filtra los productos en o por debajo del mínimo.
• Por vencer: (si usa vencimientos) resalta lo que vence pronto o ya venció.

7. Importar y exportar productos

Puede cargar muchos productos de una vez desde un archivo, en lugar de crearlos uno por uno.

Exportar (para tener la plantilla)

En Inventario → Exportar se genera un archivo .csv con todos sus productos. Ábralo con Excel para ver el formato exacto de columnas.

Importar

Prepare un archivo .csv con estas columnas (separadas por punto y coma ;):

Luego, en Inventario → Importar, seleccione el archivo y confirme la cantidad de productos leídos.

8. Vender (punto de venta)

El módulo Vender (F1) es la pantalla principal del día a día.

Agregar productos

• Con lector de código de barras: escanee y el producto se agrega solo.
• Buscando: escriba nombre o código en el buscador y elija de la lista.
• Producto libre: para cobrar algo que no está en el inventario (un servicio, un artículo ocasional), use "+ Producto libre", escriba descripción y precio.

Modo edición del carrito

Para ajustar cantidades, precios u obsequios con el teclado, pulse F2 (o haga clic en una línea del carrito). Entra al modo "Editando carrito" y aparece abajo una barra con estos atajos:

También puede editar con el mouse: use los botones + / − de cada línea, o escriba directamente en la cantidad y el precio.

Descuentos

• Descuento rápido: 5%, 10%, 15%, 20% o un monto fijo.
• Redondear: baja el total al múltiplo de 100 más cercano (ej. 14.550 → 14.500), cómodo para dar vueltas exactas.

Varias ventas a la vez (carritos)

Puede atender a varios clientes al tiempo con carritos independientes. Sirve, por ejemplo, cuando alguien se demora buscando la plata: deja su venta en espera y atiende a otro sin perder nada.

• Pausar / carrito nuevo (F8): deja el carrito actual en espera y abre uno nuevo, vacío.
• Pestañas de carritos: arriba aparecen Carrito 1, Carrito 2…, cada una con la cantidad de productos que tiene. Solo se muestran cuando hay más de un carrito.
• Cambiar de carrito: haga clic en la pestaña, o con el teclado use Ctrl+Tab (siguiente) y Ctrl+Shift+Tab (anterior). El carrito vuelve con sus productos y su cliente tal como lo dejó.
• Cerrar un carrito: pulse la × de su pestaña, o Ctrl+W para cerrar el carrito activo. Si tiene productos, le pide confirmación. Siempre queda al menos un carrito abierto.

Cuando concreta una venta, ese carrito se cierra automáticamente:

• Si tenía varios carritos abiertos: la pestaña del carrito cobrado desaparece y la app lo pasa a otro carrito que siga abierto, para que continúe atendiendo.
• Si era el único carrito: ese mismo carrito simplemente se vacía y queda listo para el siguiente cliente.

Datos del cliente (opcional)

Puede escribir documento, nombre y teléfono. Si no, la venta queda como "consumidor final".

9. Cobro y formas de pago

Pulse Procesar venta (F10). Elija la forma de pago:

Al confirmar, se genera la nota de entrega (tiquete). Lo que sucede depende de la opción "Imprimir el ticket automáticamente al cobrar" (ver sección 14):

• Activada: el tiquete se imprime solo, sin mostrar ninguna ventana. La caja queda libre para la siguiente venta.
• Desactivada: aparece la ventana de la nota de entrega para que usted la imprima o la cierre a mano.

En la pantalla de cobro hay además una casilla para decidir, en esa venta puntual, si se imprime o no. Y siempre puede reimprimir la última venta desde la pantalla de Vender.

10. Clientes y fiado

En Clientes (F4) administra su cartera.

• Crear cliente: documento, nombre, teléfono, correo, dirección. También se crean solos al poner sus datos en una venta.
• Fiado (crédito): las ventas a crédito suman al saldo pendiente del cliente.
• Abonos: registre pagos que bajan el saldo. Si hay caja abierta, el abono entra como ingreso de efectivo.
• Cuentas por cobrar: vea quién le debe y cuánto, de mayor a menor.
• Historial: compras y abonos de cada cliente.

11. Caja (apertura y cierre)

El módulo Caja (F2) controla el efectivo del turno.

1. Abrir caja: al iniciar el turno, indique el fondo/base (efectivo con que arranca).
2. Movimientos: registre ingresos (ej. fondo adicional) y egresos (ej. pago de un domicilio) con su motivo.
3. Cerrar caja (arqueo): al terminar, la app muestra el efectivo esperado (base + ventas en efectivo + ingresos − egresos). Cuente el efectivo real e ingréselo: le dirá si cuadra, sobra o falta.

El historial de cierres guarda cada arqueo para su control.

12. Reportes, anulaciones y devoluciones

Reportes (F6): filtre por fecha (hoy, este mes, un rango) y por vendedor. También puede buscar por nota, cliente, producto, código, estado, forma de pago o vendedor desde la barra superior. Vea totales, utilidad, IVA y desglose por forma de pago. Puede exportar a Excel, CSV, PDF o HTML.

Navegar la tabla de ventas con el teclado

Al enfocar la tabla de ventas (haga clic o baje con la flecha) aparece la barra "Navegando ventas" con estos atajos:

Anular una venta o hacer una devolución

Ambas acciones se hacen desde Reportes, seleccionando la venta en la tabla:

• Anular (tecla A): marca la nota como anulada y devuelve al inventario solamente las unidades que todavía no se habían devuelto. La venta anulada no cuenta en los totales y no se puede deshacer.
• Devolución parcial: devuelva solo algunas unidades de una venta; el sistema repone esas unidades al inventario y calcula el importe a reintegrar respetando descuentos, IVA y cantidades por peso. El reintegro se distribuye según las formas de pago originales, incluido efectivo y crédito. Una nota anulada no admite devoluciones.

Más vendido

Más vendido (F5): ranking de los productos que más rotan, para saber qué reponer.

13. Auditoría de movimientos

Auditoría (F7) está disponible para administradores y registra las operaciones realizadas por los usuarios: ventas, anulaciones, devoluciones, altas y cambios de productos, aumentos o disminuciones de stock, movimientos de caja, clientes, usuarios y configuración.

• Use Todo, Hoy, Ayer, Últimos 7, Últimos 30, Esta semana, Este mes, Mes pasado o Este año para elegir rápidamente el período.
• También puede filtrar por fechas, usuario y módulo. La lista de usuarios incluye todos los usuarios configurados, aunque todavía no hayan realizado movimientos.
• La barra de búsqueda superior encuentra movimientos por usuario, módulo, acción, descripción y detalle.
• Seleccione un movimiento para ver su valor anterior y el valor nuevo o detalle.

14. Impresora y ticket

En Configuración → Impresora ajusta cómo se imprime la nota de entrega. Estas son las opciones:

15. Copias de seguridad

• En Configuración → Datos → "Hacer copia de seguridad" se genera un archivo .zip. Guárdelo en un USB o en la nube (Google Drive, correo).
• Para restaurar (nuevo PC o equipo dañado), use la opción de restaurar y seleccione ese .zip.
• Copia automática diaria: deje activada la casilla en la pestaña Datos. Al abrir la app crea la copia del día (si no existe) y conserva las últimas 14 en la carpeta de datos (auto-backups).
• Sus datos (ventas, productos, clientes, fotos) se guardan en la carpeta %LOCALAPPDATA%\NexoPOSLite, aparte del programa. Por eso puede mover o reinstalar la app sin perderlos.

16. Preguntas frecuentes

Windows dice que el programa es de "editor desconocido"

Es normal en programas nuevos sin firma digital; la app es segura. Elija "Conservar" al descargar y "Más información → Ejecutar de todas formas" al abrir.

Mi antivirus lo marca

Puede ocurrir un falso positivo por ser un programa nuevo. Puede agregar una excepción para NexoPOS Lite.exe.

No imprime el tiquete

Verifique en Configuración que esté seleccionada la impresora correcta y el modo adecuado (Windows o ESC/POS).

Perdí mi PIN de administrador

Escríbanos por el chat de la compra para ayudarle.

Cambié de computador

Instale la app en el nuevo PC, restaure su copia de seguridad y solicite una nueva clave de activación (la licencia es por equipo).